Die Kunst, persönliche Daten zu organisieren

In diesem Beitrag habe ich mich damit beschäftigt, wie man seine eigene Dateisammlung besser ordnen, aufräumen und archivieren kann.
Vor kurzem habe ich vor einer Windows-Neuinstallation eine neue Backup-Festplatte eingerichtet und mir in diesem Zuge Gedanken gemacht, welche Dateien überhaupt der Sicherung wert sind und ob man diese nicht noch besser ordnen könnte. Schon seit die ersten Disketten im Haushalt waren, haben wir angefangen, Daten zu archivieren. Klar, das ist schon lange her. Heute müssen wir uns um Speicherplatz zum Glück keine Sorgen mehr machen. Da kann man allerdings auch schnell den Überblick verlieren, wenn man zum Beispiel alles nur unsortiert in einem Ordner ablegt…

Vier Gründe, warum sich eine gute Datenorganisation lohnt…

  • Den Überblick behalten – Mit einer guten Ordnerstruktur weiß man jederzeit, wo sich welche Dateien, zumindest ungefähr, befinden. So spart man sich die Suchfunktion und das Durchblättern von vielen Suchergebnissen.
  • Datengruppen trennen können – Den Ordner mit Projekten von der Arbeit, auf der anderen Seite die Bilder vom letzten Urlaub unterscheiden können. Bei Bedarf sind die Daten schnell z.B. mit dem Arbeitsrechner synchronisiert.
  • Backups und Synchronisierung – auf einen Blick erkennen, welche Daten wichtig, zu sichernd sind und welche Daten auf einen Neuen PC übertragen werden müssen. Bei einheitlicher Datenstruktur können mehrere verschiedene Endgeräte gleichzeitig das Backup bedienen.
  • Langzeitarchivierung – Gut geordnet findet man sich selbst oder jemand anderes auch in 10 Jahren noch zurecht.
datentraegerber01Ob als einmaligen „Frühjahrsputz“ oder als Routine – Natürlich kostet es etwas Zeit, aber es ist lohnenswert durch die Datensammlung zu kramen und überflüssige, veraltete und doppelte Dateien zu löschen und die Datenstruktur zu verbessern.

Die Ordner- und Dateistruktur

Man kann Sammlungen mit Programmen wie Picasa, der neuen Microsoft Foto App oder z.B. iTunes und Songbird für Musik verwalten. Ich rate allerdings davon, da ich der Meinung bin, dass letzten endlich die Dateistruktur essentiell ist. Es ist auch das, was bleibt, wenn man z.B. mit dem Backup auf einen anderen Computer oder Betriebssystem umsteigt oder die entsprechende Orga-Software nicht mehr benutzt und weiterentwickelt wird.
Wohlbedachte Ordnerstrukturen können helfen, Dateien schnell in die passende Kategorie abzulegen, genau wie in die Ablagefächer eines Schreibtisches. Bei mir hat sich folgende Struktur eingelebt, wobei das mein persönlicher Geschmack ist…
ordnerstruktur
  • Sich ein Root-Verzeichnis suchen: Die Daten auf der Windows-Partition ablegen, oder doch lieber auf einer eigenen Partition oder Festplatte?
  • Eine einheitliche Ordner-Benennung macht es leichter. Das kann zum Beispiel Benutzername >Dateityp > Jahr > Schlagwort.
  • Vor der Verzeichnistiefe nicht scheuen – Wenn „Präsentation Uni 3 Semester Klaus Max Anna 2009.docx“ neben „PowerPoint Vorläufig Physik Dr Weber 2010.ppx“ liegt, geht im Explorer schnell die Übersicht verloren. Da macht es Sinn, mehrere Subordner zu erstellen.
  • Um das Hauptarchiv „sauber“ zu halten, kann man Dateien auch nach Arbeitsprozess sortieren: In Arbeit / unsortiert – Final / Aktuell – Archiv
  • Die Windows Medienordner müssen nicht genutzt werden. Die voreingerichteten „Eigene Dateien“ Profilordner zu verschieben, ist nicht ohne weiteres möglich und macht häufig Probleme. Da macht es mehr Sinn, die Dateien extern zu speichern. Seit Windows Vista können mit der Bibliotheksfunktion auch verschiedene physische Quellen logisch verknüpft und gemeinsam angezeigt werden (siehe unten).
  • Mit Verknüpfungen arbeiten, um Doppelgänger und verteilte Dateispeicherorte zu vermeiden: Einfach Rechtsklick auf die entsprechende Datei > Senden an… > Desktop (Verknüpfung erstellen). Die Verknüpfung verweist auf den eigentlichen Standort der Datei, der so nicht verändert wird.
  • Windows- und Programmdateien nicht mit Mediendateien vermischen. Ältere Programme laden Einstellungsdateien gerne unter „Eigene Dokumente“ bzw. C:/Users/Documents ab.
  • Finale und archivierte Word-Dokumente sollten auch im PDF-Format gespeichert werden. So stellt man sicher, dass diese später auch ohne Microsoft Word und auf anderen Geräten problemlos angezeigt und z.B. gedruckt werden können.

Mehrere Dateien automatisch umbenennen

 Eine systematische Dateibenennung erleichtert später das Wiederfinden.
Windows Explorer kann mehrere Ordner oder Dateien nach einem Namensschema benennen. Diese dazu markieren und den ersten Eintrag Rechtsklick > Umbenennen.
umbenennen
button_2k button_xp button_vi button_7 button_8 button_10 Wer mehr Kontrolle oder individuelle Nummerierungsoptionen möchte, schaut sich am besten die kostenlose Software „Bulk Rename Utility“ an (Englisch): http://www.bulkrenameutility.co.uk/Main_Intro.php
Mit dem Tool können eigene, spezielle Nummerierungsschemas automatisch mit Datum oder beliebigen Informationen ergänzt werden.

 

Musik-Bibliothek sortieren, Tags ergänzen und Dupletten löschen

audioexpert

button_xp button_vi button_7 button_8 button_10 Dazu habe ich die Shareware „AudioExpert“ von Ulrich Decker genutzt. Die kostenlose Version kann eine Musiksammlung von bis zu 5000 Titeln verwalten, was für eine durchschnittliche Ansammlung wie die meiner vollkommen ausreichend ist. Nach der Installation wählt man den Speicherort der Musikbibliothek. Nun hat man die Option, in einem neuen Verzeichnis oder im bestehenden die Musik nach Album, Interpret usw. einheitlich umzusortieren. Gleichzeitig erkennt das Programm beim Suchlauf auch doppelt vorhandende Dateien, ergänzt Metadaten aus dem Internet und gleicht auf Wunsch die Lautstärke aller Titel an (Normalisierung).

button_xp button_vi button_7 button_8 button_10 MusicBrainz Picard ist ein weiteres, kostenloses Programm (GPL-Lizenz) zum Ergänzen von Musik-Tags (Medieninformationen) der bestehenden Sammlung. Zur Webseite >>

wmp_bibWer den gängigen Windows Media Player nutzt (ab Windows XP) kann auch die integrierte Bibliotheksverwaltung nutzen. Wenn nicht bereits aktiviert, findet man unter „Organisieren > Optionen… > Medienbibliothek“ die entsprechenden Optionen zum Abruf von Metadaten. Wenn dann der WMP geöffnet ist, werden automatisch Informationen ergänzt. Albumcover werden übrigens nicht in der Musikdatei gespeichert, sondern sind als versteckte Bilddatei (*.jpg) im gleichen Verzeichnis zu finden. Wie man FLAC-Audiodateien rippt, in die Musikbibliothek integriert und diese anschließend neu einliest, habe ich hier beschrieben.

Übrigens: Mit dem bekannten und kostenlosen CCleaner können unter Extras Dateiduplikate jeder Art aufgespürt und gelöscht werden.

Bibliothek-Funktionen und Schnellzugriff des Windows Explorer nutzen

Seit Windows Vista können Dateikategorien in Bibliotheken angezeigt werden. Das bedeutet, auch wenn die Dateien sich eigentlich an unterschiedlichen Speicherorten befinden, werden alle zentral dort aufgeführt und können verwaltet werden. Die Bibliotheken sind standardmäßig im Explorer-Fenster integriert, über einen Rechtsklick können diese konfiguriert und andere Speicherorte (z.B. von einer zweiten Festplatte) integriert werden. Eine bequemere Schnellübersicht gibt es nicht!

bilbiotheken

 

Der Schnellzugriff in der linken Spalte des Windows Explorer spart viele Klicks, wenn man häufig auf den selben Ordner zugreifen muss. Dazu einfach den entsprechenden Ordner links in die Schnellzugriffleiste (Über „Dieser PC“ im Screenshot oben) ziehen.

Cloud-Speicher integrieren

wichtigachtung Kostenlose Online-Speicher gibt einige zur Auswahl, diese bieten meist auch einen recht übersichtlichen kostenlosen Speicherplatz an und sind besonders praktisch, wenn man Dateien teilen oder kurzzeitig Daten ins Internet auslagern möchte. Trotzdem sollte man, so finde ich, nicht auf das (kostenlose) Angebot der Anbieter vertrauen. Diese behalten sich nämlich in den AGBs meist das Recht vor, die Nutzungsbedingungen zu ändern, d.h. auch kurzfristig Daten zu löschen oder gar das Konto zu sperren. Von daher sollte man diese Dateien immer doppelt, nicht nur in der Cloud sichern.

Wer Online-Speicher von Google oder Microsoft nutzt, kann den entsprechenden Hintergrunddienst nutzen, um Dateien automatisch zu synchronisieren bzw. in den Datei Explorer „einzubinden“, so dass man wie vom Windows Explorer gewohnt darauf zugreifen kann:

Google Drive für Windows: https://www.google.com/drive/download/

OneDrive für Windows (bei Windows 10 schon vorinstalliert): https://onedrive.live.com/about/de-DE/download/

In diesem Beitrag habe ich einige Beispiele genannt, wie man seine Cloud-Daten kostenlos sicher verschlüsseln kann.

Automatische Backups und Speichermedien

Regelmäßige Sicherungen der persönlichen Daten sind unabdingbar. Aber wie macht man das möglichst automatisch und mit wenig Zeitaufwand? Ich benutze dafür die Freeware FreeFileSync. Das Programm macht (auf Wunsch automatisch) einen Datenabgleich mit dem Backup-Medium und kopiert nur die neuen und aktualisierten Dateien. Dabei können auch Filtermethoden angewandt werden. Mehr dazu…

ffs

Von Backups auf der gleichen Festplatte ist dringend abzuraten, denn bei einem Hardware-Defekt ist alles futsch. Inzwischen sind größere USB-Sticks erschwinglich geworden, so dass diese sich bei durchschnittlichen Datenmengen gut anbieten. Außerdem gibt es natürlich noch die Möglichkeit, CDs zu brennen, externe Festplatten oder Heimnetz-NAS zu nutzen.

Ich habe mich für eine externe Festplatte, allerdings im herkömmlichen Format mit SATA-USB-Adapter entschieden (in meinem Falle von Anker). Das finde ich wesentlich praktischer: Erstens weil im Schnitt günstiger, zweitens kann man die Festplatten abnehmen, tauschen oder sicher verstauen und man kommt drittens nicht in Versuchung, die Festplatte überall hin mitzunehmen, wo sie Schaden nehmen könnte (meine vorherherige WD Elements ist so schnell kaputt gegangen!)

Nicht außer Acht lassen sollte man die unterschiedliche Haltbarkeit von Datenträgern. Der Wikipedia-Artikel über Langzeitarchivierung ist dabei sehr informativ. Auszugsweise eine paar Angaben zur Daten-Beständigkeit bei entsprechender Lagerung:

  • Diskette: 10-30 Jahre
  • CD/DVD/BRD (gepresst): 50/100/85 Jahre
  • CD/DVD/BRD (selbstgebrannt): 5-10/30/50 Jahre
  • Festplatten: 10-30 Jahre
  • Flash-Speicher (USB-Sticks, Speicherkkarten, SSDs): 10-30 Jahre

Backup in der Cloud #02: Dateien verschlüsseln

[…] Zum Schutz der eigenen Privatsphäre sollten die auf die Cloud hochgeladenen Daten stehts verschlüsselt sein. Nicht nur, weil man nie weiß, in welchen Händen die Daten gelangen, oder ob euch mal die Zugangsdaten entwendet werden: So durchsucht z.B. Microsoft bei OneDrive auch mit Bots systematisch die OneDrive-Konten seiner Benutzer auf nicht regelkonforme Inhalte, wie ihr zum Beispiel hier nachlesen könnt. Mit diesen vier Tools geht das Verschlüsseln eurer Daten ganz einfach von der Hand:

++ 7-Zip ++ VeraCrypt ++Cryptomator ++ deja-dup ++

Das bekannte Packprogramm 7-Zip bietet beim Komprimieren auch eine Verschlüsselung des Archivinhaltes inklusive der Dateinamen mit AES-256 an. Wer bei großen Dateimengen nicht stundenlang warten möchte und genug Speicherplatz zur Verfügung hat, reduziert einfach die Kompressionsstärke. Zur Website ->

VeraCrypt ist der inoffizielle Nachfolger des bekannten Tools TrueCrypt und gilt als „sicher“. Erstellte Container können mit gängigen Verschlüsselungsstandards sicher, auch kombiniert verschlüsselt werden. Der Container wird anschließend über das Hauptprogramm eingebunden und als virtuelles Laufwerk dargestellt. Die Methode ist bei vielen kleineren Dateimengen eher etwas arbeitsaufwendig. Zur Website ->

Das aus Deutschland stammende quelloffene Tool Cryptomator erfreut sich zunehmender Popularität. Im Programm können wie u.a. bei VeraCrypt verschlüsselte Container angelegt werden, die aber (und das ist das neue) automatisch in Teilcontainer aufgesplittet werden, so dass kein unflexibles „Monsterarchiv“ entsteht. Außerdem werden bei einer Aktualisierung des Containerinhaltes immer nur die betroffenen Teilcontainer geändert, so dass auch nur diese neu hochgeladen werden müssen, was Zeit und Traffic spart. Das Tool kann zudem bequem in die gängigen Uploader-Ordner von OneDrive, Dropbox usw. eingebunden werden. Zur Website ->

Das unter Debian-Linux und Derivaten wie Ubuntu verbreitete Programm deja-dup (Duplicity), auch als Datensicherung bekannt, nutzt schon lange einen ähnlichen Ansatz wie Cryptomator. Der zu sichernde Inhalt wird auf Wunsch verschlüsselt und automatisch in ca. 25 mb große Teile aufgesplittet. Die Daten können neben einer lokalen Sicherung auch automatisch mit einem Netzwerklaufwerk, Amazon Cloud oder einem WebDAV-Dienst synchronisiert werden. Die Verwendung von deja-dup ist sehr einfach, bei mir kommt es jedoch zu Problemen, da auf Grund der kleinen Dateiteilgrößen von 25Mb schnell das Dateianzahllimit auf meinem Cloud-Speicher erreicht ist.* Deja-dup ist in den gängigen Paketquellen enthalten, ansonsten ist es hier zu finden.

*Werksseitig bietet deja-dup wenig Einstellungsmöglichkeiten. So lässt sich auch nicht die Splitgröße der Backups einstellen. Auf launchpad gibt es eine angepasste Version, die eine Veränderung dieser Größe zulässt. Der Code kann via bazar empfangen und mit cmake kompiliert werden.

Backup in der Cloud #01: Rechtliche Aspekte

Sehr populär geworden sind kostenlose Online-Speicherdienste wie Dropbox, OneDrive (ehemals Microsoft SkyDrive), GDrive, iCloud und so weiter. Durch günstigere Betriebskosten und steigenden Konkurrenzdruck ist der durchschnittlich kostenlos verfügbare Speicherplatz in den letzten Jahren stark gestiegen. So bietet Google Drive aktuell 15Gb Speicherplatz kostenlos an.

Gerade bei kleineren Dateimengen, oder zumindest zum temporären Auslagern von selten genutzten Daten sind die Angebote aus meinen Augen durchaus attraktiv. Wer jedoch dem Anbieter nicht blind seine möglicherweise sensiblen Daten anvertrauen möchte, hat einiges zu beachten. Im Web habe ich dazu drei interessante Links aufgegriffen:

Letztendlich muss man es selber verantworten können, in welche Hand man seine sensiblen Daten übergibt (wenn überhaupt!). Bei kostenlosen Angeboten kann man sich natürlich immer fragen, aus welchen Aspekten sich dies für den Anbieter überhaupt lohnt, beziehungsweise wo da eventuell ein Haken stecken könnte. Schließlich sind es auch Unternehmen, die Umsatz generieren wollen.

Wer professionell sichern möchte, sollte einen kostenpflichtigen Anbieter mit Serverstandort in Deutschland (damit Deutsche/EU-Datenschutzrichtlinien gelten!) wählen (z.B. Strato). In jedem Fall lohnt sich eine Verschlüsselung der Daten. Dazu gibt es eine große Auswahl an Möglichkeiten, auf die ich im nächsten Blog-Artikel noch eingehen werde!

Offline Email-Backup mit MailStore Home

Schönen Guten Morgen! 🙂

web.de, gmx, gmail, outlook.com & Co. – Webmail ist praktisch, die ganzen Emails liegen auf dem Server und sind von überall erreichbar, kostenlos. Aber was, wenn der Dienst offline geht? Mit dem kostenlosen Programm MailStore Home (aus Deutschland!) könnt ihr, auch wenn ihr keinen lokalen Email-Client wie Thunderbird oder Office Outlook benutzt, all eure Emails herunterladen, archivieren und sichern.

mailstorehomeDie Bedienung ist unkompliziert gehalten. Nach der Installation fügt man ein neues Konto hinzu, die Servereinstellungen werden bei den gängigen Anbietern automatisch übernommen. Anschließend genügt ein Klick auf „Emails archivieren“ bzw. Starten (im Bild) und der Downloadvorgang beginnt. Dabei können noch Details konfiguriert werden, zum Beispiel ob alle Anhänge mit heruntergeladen werden.

Ein heruntergeladenes Emailarchiv kann dann regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden. Durchsuchen des Archivs und Anzeigen von Mails sind im Programm ebenfalls möglich. Die Datenbank findet sich im Programmordner (Einzusehen unter Menüpunkt Verwaltung) und kann von dort einfach gesichert / exportiert / gebrannt werden. Nach einer Neuinstallation kann ein bestehendes Archiv wieder eingelesen werden. Außerdem bietet das Programm verschiedene Komfortfunktionen, um die Emails in andere Mail-Clients wie Outlook und Thunderbird einzupflegen oder speichert diese in einem gängigen Dateiformat (*.eml; *.msg).

Eine Alternative zu dieser Archivierungsmethode ist zum Beispiel das Thunderbird-Addon ImportExportTools (hier eine aktuellere Version beim Hersteller). Damit können alle Mails, einzelne Ordner oder sogar einzelne Mails in Thunderbird bequem in verschiedene Formate exportiert werden.