Die Kunst, persönliche Daten zu organisieren

In diesem Beitrag habe ich mich damit beschäftigt, wie man seine eigene Dateisammlung besser ordnen, aufräumen und archivieren kann.
Vor kurzem habe ich vor einer Windows-Neuinstallation eine neue Backup-Festplatte eingerichtet und mir in diesem Zuge Gedanken gemacht, welche Dateien überhaupt der Sicherung wert sind und ob man diese nicht noch besser ordnen könnte. Schon seit die ersten Disketten im Haushalt waren, haben wir angefangen, Daten zu archivieren. Klar, das ist schon lange her. Heute müssen wir uns um Speicherplatz zum Glück keine Sorgen mehr machen. Da kann man allerdings auch schnell den Überblick verlieren, wenn man zum Beispiel alles nur unsortiert in einem Ordner ablegt…

Vier Gründe, warum sich eine gute Datenorganisation lohnt…

  • Den Überblick behalten – Mit einer guten Ordnerstruktur weiß man jederzeit, wo sich welche Dateien, zumindest ungefähr, befinden. So spart man sich die Suchfunktion und das Durchblättern von vielen Suchergebnissen.
  • Datengruppen trennen können – Den Ordner mit Projekten von der Arbeit, auf der anderen Seite die Bilder vom letzten Urlaub unterscheiden können. Bei Bedarf sind die Daten schnell z.B. mit dem Arbeitsrechner synchronisiert.
  • Backups und Synchronisierung – auf einen Blick erkennen, welche Daten wichtig, zu sichernd sind und welche Daten auf einen Neuen PC übertragen werden müssen. Bei einheitlicher Datenstruktur können mehrere verschiedene Endgeräte gleichzeitig das Backup bedienen.
  • Langzeitarchivierung – Gut geordnet findet man sich selbst oder jemand anderes auch in 10 Jahren noch zurecht.
datentraegerber01Ob als einmaligen „Frühjahrsputz“ oder als Routine – Natürlich kostet es etwas Zeit, aber es ist lohnenswert durch die Datensammlung zu kramen und überflüssige, veraltete und doppelte Dateien zu löschen und die Datenstruktur zu verbessern.

Die Ordner- und Dateistruktur

Man kann Sammlungen mit Programmen wie Picasa, der neuen Microsoft Foto App oder z.B. iTunes und Songbird für Musik verwalten. Ich rate allerdings davon, da ich der Meinung bin, dass letzten endlich die Dateistruktur essentiell ist. Es ist auch das, was bleibt, wenn man z.B. mit dem Backup auf einen anderen Computer oder Betriebssystem umsteigt oder die entsprechende Orga-Software nicht mehr benutzt und weiterentwickelt wird.
Wohlbedachte Ordnerstrukturen können helfen, Dateien schnell in die passende Kategorie abzulegen, genau wie in die Ablagefächer eines Schreibtisches. Bei mir hat sich folgende Struktur eingelebt, wobei das mein persönlicher Geschmack ist…
ordnerstruktur
  • Sich ein Root-Verzeichnis suchen: Die Daten auf der Windows-Partition ablegen, oder doch lieber auf einer eigenen Partition oder Festplatte?
  • Eine einheitliche Ordner-Benennung macht es leichter. Das kann zum Beispiel Benutzername >Dateityp > Jahr > Schlagwort.
  • Vor der Verzeichnistiefe nicht scheuen – Wenn „Präsentation Uni 3 Semester Klaus Max Anna 2009.docx“ neben „PowerPoint Vorläufig Physik Dr Weber 2010.ppx“ liegt, geht im Explorer schnell die Übersicht verloren. Da macht es Sinn, mehrere Subordner zu erstellen.
  • Um das Hauptarchiv „sauber“ zu halten, kann man Dateien auch nach Arbeitsprozess sortieren: In Arbeit / unsortiert – Final / Aktuell – Archiv
  • Die Windows Medienordner müssen nicht genutzt werden. Die voreingerichteten „Eigene Dateien“ Profilordner zu verschieben, ist nicht ohne weiteres möglich und macht häufig Probleme. Da macht es mehr Sinn, die Dateien extern zu speichern. Seit Windows Vista können mit der Bibliotheksfunktion auch verschiedene physische Quellen logisch verknüpft und gemeinsam angezeigt werden (siehe unten).
  • Mit Verknüpfungen arbeiten, um Doppelgänger und verteilte Dateispeicherorte zu vermeiden: Einfach Rechtsklick auf die entsprechende Datei > Senden an… > Desktop (Verknüpfung erstellen). Die Verknüpfung verweist auf den eigentlichen Standort der Datei, der so nicht verändert wird.
  • Windows- und Programmdateien nicht mit Mediendateien vermischen. Ältere Programme laden Einstellungsdateien gerne unter „Eigene Dokumente“ bzw. C:/Users/Documents ab.
  • Finale und archivierte Word-Dokumente sollten auch im PDF-Format gespeichert werden. So stellt man sicher, dass diese später auch ohne Microsoft Word und auf anderen Geräten problemlos angezeigt und z.B. gedruckt werden können.

Mehrere Dateien automatisch umbenennen

 Eine systematische Dateibenennung erleichtert später das Wiederfinden.
Windows Explorer kann mehrere Ordner oder Dateien nach einem Namensschema benennen. Diese dazu markieren und den ersten Eintrag Rechtsklick > Umbenennen.
umbenennen
button_2k button_xp button_vi button_7 button_8 button_10 Wer mehr Kontrolle oder individuelle Nummerierungsoptionen möchte, schaut sich am besten die kostenlose Software „Bulk Rename Utility“ an (Englisch): http://www.bulkrenameutility.co.uk/Main_Intro.php
Mit dem Tool können eigene, spezielle Nummerierungsschemas automatisch mit Datum oder beliebigen Informationen ergänzt werden.

 

Musik-Bibliothek sortieren, Tags ergänzen und Dupletten löschen

audioexpert

button_xp button_vi button_7 button_8 button_10 Dazu habe ich die Shareware „AudioExpert“ von Ulrich Decker genutzt. Die kostenlose Version kann eine Musiksammlung von bis zu 5000 Titeln verwalten, was für eine durchschnittliche Ansammlung wie die meiner vollkommen ausreichend ist. Nach der Installation wählt man den Speicherort der Musikbibliothek. Nun hat man die Option, in einem neuen Verzeichnis oder im bestehenden die Musik nach Album, Interpret usw. einheitlich umzusortieren. Gleichzeitig erkennt das Programm beim Suchlauf auch doppelt vorhandende Dateien, ergänzt Metadaten aus dem Internet und gleicht auf Wunsch die Lautstärke aller Titel an (Normalisierung).

button_xp button_vi button_7 button_8 button_10 MusicBrainz Picard ist ein weiteres, kostenloses Programm (GPL-Lizenz) zum Ergänzen von Musik-Tags (Medieninformationen) der bestehenden Sammlung. Zur Webseite >>

wmp_bibWer den gängigen Windows Media Player nutzt (ab Windows XP) kann auch die integrierte Bibliotheksverwaltung nutzen. Wenn nicht bereits aktiviert, findet man unter „Organisieren > Optionen… > Medienbibliothek“ die entsprechenden Optionen zum Abruf von Metadaten. Wenn dann der WMP geöffnet ist, werden automatisch Informationen ergänzt. Albumcover werden übrigens nicht in der Musikdatei gespeichert, sondern sind als versteckte Bilddatei (*.jpg) im gleichen Verzeichnis zu finden. Wie man FLAC-Audiodateien rippt, in die Musikbibliothek integriert und diese anschließend neu einliest, habe ich hier beschrieben.

Übrigens: Mit dem bekannten und kostenlosen CCleaner können unter Extras Dateiduplikate jeder Art aufgespürt und gelöscht werden.

Bibliothek-Funktionen und Schnellzugriff des Windows Explorer nutzen

Seit Windows Vista können Dateikategorien in Bibliotheken angezeigt werden. Das bedeutet, auch wenn die Dateien sich eigentlich an unterschiedlichen Speicherorten befinden, werden alle zentral dort aufgeführt und können verwaltet werden. Die Bibliotheken sind standardmäßig im Explorer-Fenster integriert, über einen Rechtsklick können diese konfiguriert und andere Speicherorte (z.B. von einer zweiten Festplatte) integriert werden. Eine bequemere Schnellübersicht gibt es nicht!

bilbiotheken

 

Der Schnellzugriff in der linken Spalte des Windows Explorer spart viele Klicks, wenn man häufig auf den selben Ordner zugreifen muss. Dazu einfach den entsprechenden Ordner links in die Schnellzugriffleiste (Über „Dieser PC“ im Screenshot oben) ziehen.

Cloud-Speicher integrieren

wichtigachtung Kostenlose Online-Speicher gibt einige zur Auswahl, diese bieten meist auch einen recht übersichtlichen kostenlosen Speicherplatz an und sind besonders praktisch, wenn man Dateien teilen oder kurzzeitig Daten ins Internet auslagern möchte. Trotzdem sollte man, so finde ich, nicht auf das (kostenlose) Angebot der Anbieter vertrauen. Diese behalten sich nämlich in den AGBs meist das Recht vor, die Nutzungsbedingungen zu ändern, d.h. auch kurzfristig Daten zu löschen oder gar das Konto zu sperren. Von daher sollte man diese Dateien immer doppelt, nicht nur in der Cloud sichern.

Wer Online-Speicher von Google oder Microsoft nutzt, kann den entsprechenden Hintergrunddienst nutzen, um Dateien automatisch zu synchronisieren bzw. in den Datei Explorer „einzubinden“, so dass man wie vom Windows Explorer gewohnt darauf zugreifen kann:

Google Drive für Windows: https://www.google.com/drive/download/

OneDrive für Windows (bei Windows 10 schon vorinstalliert): https://onedrive.live.com/about/de-DE/download/

In diesem Beitrag habe ich einige Beispiele genannt, wie man seine Cloud-Daten kostenlos sicher verschlüsseln kann.

Automatische Backups und Speichermedien

Regelmäßige Sicherungen der persönlichen Daten sind unabdingbar. Aber wie macht man das möglichst automatisch und mit wenig Zeitaufwand? Ich benutze dafür die Freeware FreeFileSync. Das Programm macht (auf Wunsch automatisch) einen Datenabgleich mit dem Backup-Medium und kopiert nur die neuen und aktualisierten Dateien. Dabei können auch Filtermethoden angewandt werden. Mehr dazu…

ffs

Von Backups auf der gleichen Festplatte ist dringend abzuraten, denn bei einem Hardware-Defekt ist alles futsch. Inzwischen sind größere USB-Sticks erschwinglich geworden, so dass diese sich bei durchschnittlichen Datenmengen gut anbieten. Außerdem gibt es natürlich noch die Möglichkeit, CDs zu brennen, externe Festplatten oder Heimnetz-NAS zu nutzen.

Ich habe mich für eine externe Festplatte, allerdings im herkömmlichen Format mit SATA-USB-Adapter entschieden (in meinem Falle von Anker). Das finde ich wesentlich praktischer: Erstens weil im Schnitt günstiger, zweitens kann man die Festplatten abnehmen, tauschen oder sicher verstauen und man kommt drittens nicht in Versuchung, die Festplatte überall hin mitzunehmen, wo sie Schaden nehmen könnte (meine vorherherige WD Elements ist so schnell kaputt gegangen!)

Nicht außer Acht lassen sollte man die unterschiedliche Haltbarkeit von Datenträgern. Der Wikipedia-Artikel über Langzeitarchivierung ist dabei sehr informativ. Auszugsweise eine paar Angaben zur Daten-Beständigkeit bei entsprechender Lagerung:

  • Diskette: 10-30 Jahre
  • CD/DVD/BRD (gepresst): 50/100/85 Jahre
  • CD/DVD/BRD (selbstgebrannt): 5-10/30/50 Jahre
  • Festplatten: 10-30 Jahre
  • Flash-Speicher (USB-Sticks, Speicherkkarten, SSDs): 10-30 Jahre

Microsoft Apps ausprobiert – auf Android (fast) komplett

wplumiadeadWindows Phone ist tot, lange lebe Windows Mobile! [1] [2] Schade eigentlich, dabei habe ich Microsoft’s Smartphone-Ökosystem sehr geschätzt. Es war von Anfang an professionell und pragmatisch gehalten. Besonders gefallen haben mir die enge Verzahnung ab Windows 10 (UAP) und die Softwareausstattung lauffähig „as is“, ohne von ein dutzend Drittanbieter abhängig zu sein, um tägliche Aufgaben erledigen zu können. Gut, wenn man sein Smartphone nur gelegentlich, eben als verlängerter Arm zum PC braucht. Leider hat’s dann mit dem Durchbruch doch nicht so geklappt.

„Windows Phone“ auf Android-Basis?

Inzwischen hat Microsoft seine App-Präsenz unter Android stark ausgebaut und ich wollte endlich einmal testen, ob man sich mit all den Diensten praktisch ein „Windows Phone“ auf Android einrichten kann, ohne Dienste von Google oder Drittanbietern nützen zu müssen.

Dreh- und Angelpunkt ist dabei der Microsoft Launcher (ehem. Arrow Launcher) [3] , der sich seit geraumer Zeit wachsender Beliebtheit erfreut. Der Launcher ist sehr umfangreich und ersetzt den des Herstellers (z.B. TouchWiz von Samsung) komplett. Dabei präsentiert er sich sehr unaufdringlich und lässt die Benachrichtigungen von Android unverändert. Grundsätzlich bietet auch er eine frei konfigurierbare Startfläche und hat im linken Fenster eine Art „News-Feed“ – mit Wetter, Terminen, Ereignissen und Nachrichten – der auf das eingerichtete Outlook-Konto zugeschnitten ist. (Auf die Datenschutzaspekte möchte ich an dieser Stelle nicht eingehen, da es vergleichbar mit Google ist und wenn man keine Daten teilen möchte, lieber ganz auf ein Smartphone verzichten sollte).

Mit einer Wisch-Geste nach unten öffnet man die geräteweite Suche bzw. zeigt sich häufig benutzte Programme an, mit einem Wisch nach oben öffnet man das App-Menü. Hier lassen sich – in Erinnerung an Windows Mobile – die installierten Apps auch vertikal nach dem Alphabet sortieren, was mir sehr gefällt. Mit den Buchstabenkürzeln am Rand kann schnell an die passende Stelle gesprungen werden. Es werden einem viele Optionen geboten, den Launcher individuell zu konfigurieren, unter anderem können auch unerwünschte Apps „ausgeblendet“ werden. Als Standard-Suchmaschine ist natürlich Bing.de eingerichtet, es lassen sich damit auch QR-Codes und Audios „suchen“.

Ein weiteres, wichtiges Feature: Die seit dem Fall Creators Update 2017 eingeführte Funktion, Windows 10 mit dem Smartphone zu verknüpfen, wird über den Launcher realisiert. Einmal dort mit dem Microsoft-Konto angemeldet, können Benachrichtigungen geräteübergreifend empfangen und weitere Synchronisationsoptionen genutzt werden.

outlookDie Outlook-App [4] bildet den zweiten großen Baustein der Microsoft-Apps. Hier können kontobezogen E-Mails abgerufen, Kontakte und der Kalender verwaltet werden. Dabei orientiert sich das Design und der Aufbau der App eng an dem Design von Microsoft’s Outlook.com. Emails werden auf Wunsch automatisch sortiert, es lassen sich Zweitadressen einrichten und auch das Verwalten der Kontakte und des Kalenders geht flott von der Hand, auch wenn meiner Meinung nach das Kalenderlayout (im Vergleich zum Google Calendar) etwas lieblos wirkt. Der Kalender unterstützt auch den Import von Termindaten anderer Kalender.

edge2
Den unter Windows 10 eingeführten Edge-Browser gibt es nun seit Ende 2017 endlich auch für Android und iOS zu haben. Schön, eine weitere Alternative zu Chrome! Das Technik-Grundgerüst baut auf der bewährten Chrome-Engine Blink auf, so dass keine Kompatiblitätsprobleme mit Webseiten zu erwarten sind. Designtechnisch orientiert sich der Browser klar an seinem Desktop-Pendant (inklusive Hell/Dunkel-Modus), bietet sonst aber auch wenig mehr als Standardkost an Funktionen. Unterstützung für Add-Ons gibt es (vorläufig) nicht. Dafür läuft der Browser erstaunlich flott. Neben den üblichen Synchronisierungsoptionen bietet die App auch die praktische Funktion, das Lesen der aktuellen Webseite auf dem Desktop PC fortzusetzen (was eine aktive Kopplung mit Windows 10 voraussetzt).  Dazu gibt es eine extra Leiste am unteren Ende des Bildschirms, wodurch die Bedienung gefühlt flotter von der Hand geht, da man weniger Menüs aufrufen muss. Außerdem können Webseiten als Verknüpfung auf dem Homescreen abgelegt werden. Diese werden dann praktischerweise im App-Manager des Smartphones auch als eigenständige Anwendung angezeigt und können so beendet werden, was ein installieren vieler Webseiten-Apps somit überflüssig macht.

cortanaDie persönliche Assistentin Cortana wurde mit Windows 10 eingeführt. Seit einiger Zeit gibt es diese auch für Smartphones zu haben, allerdings vorerst nicht in Deutschland [5]. Sie kann derzeit manuell ohne Probleme als APK-Datei installiert und eingerichtet werden, funktioniert aber nur auf Englisch. Sie unterstützt die Spracheingabe sowohl von der App aus direkt als auch vom Sperrbildschirm und integriert sich, einmal installiert, in den News Feed des Microsoft Launchers. Die Funktionen sind im Moment vergleichbar mit Google Now. Im Test haben bei mir die „Grundfunktionen“ wie das Versenden von SMS allerdings nicht so zuverlässig funktioniert.

 

Das Pendant zu Google Drive lautet OneDrive (ehem. SkyDrive) und ist seit Windows 10 schon als Dienst vorinstalliert. Einmal als App installiert, hat man auch die Möglichkeit, geschossene Fotos automatisch mit der Cloud zu synchronisieren, so dass man das Smartphone zum Bilderabgleich bequemerweise nicht mehr mit dem PC verbinden muss. Auch die anderen Outlook bzw. Office Apps wie OneNote nutzen den Speicher des OneDrive-Kontos. Zum Start gibt’s lediglich 5Gb freien Speicher kostenlos, dieser lässt sich aber durch verschiedene Maßnahmen schnell vergrößern. Zum Beispiel bekommen Nutzer eines Samsung-Gerätes kostenlos 100Gb, durch Empfehlungen an Freunde gibt es ebenfalls Bonis. Wer Office 365 (oder 2016) besitzt, bekommt automatisch 1 Terabyte Speicherplatz. Beworben werden die kostenpflichtigen Upgrade-Optionen als „Premium“:

onedrivepremium

Wer MS Office mag und nutzt, wird sich über sämtliche Office-Apps freuen: Word, Excel, OneNote, PowerPoint und Sway sind verfügbar. Bis auf Sway lassen sich die Apps in einer Basis-Version nach Anmeldung mit dem Microsoft-Konto kostenlos und uneingeschränkt nutzen. Auch das direkte Freigeben (Teilen) der Dokumente ist möglich. Dann können Teilnehmer auch (im Sinne von Google Docs) Dokumente gemeinsam bearbeiten. Desktop-Nutzer können auf Word Online über outlook.com im Browser von überall zugreifen.

Fazit: Die Palette an Apps von Microsoft unter Android ist bereits sehr vielseitig, wer hauptsächlich dessen Dienste nutzt, wird ausreichend bedient. Auch ohne den Kauf von Office 365 lassen sich alle Kernfunktionen produktiv nutzen. Dreh- und Angelpunkt bleibt der Microsoft Launcher, der viele zentrale Funktionen sinnvoll vereint. Die Verzahnung der Outlook.com Dienste wirkt durchdacht und die Verknüpfung mit Windows 10 funktioniert gut, auch wenn es hier meiner Meinung nach Ausbaupotential gibt.

Die Idee eines „Windows Phone“ lebt also weiter, nur anders als gedacht…

 

 

Backup in der Cloud #01: Rechtliche Aspekte

Sehr populär geworden sind kostenlose Online-Speicherdienste wie Dropbox, OneDrive (ehemals Microsoft SkyDrive), GDrive, iCloud und so weiter. Durch günstigere Betriebskosten und steigenden Konkurrenzdruck ist der durchschnittlich kostenlos verfügbare Speicherplatz in den letzten Jahren stark gestiegen. So bietet Google Drive aktuell 15Gb Speicherplatz kostenlos an.

Gerade bei kleineren Dateimengen, oder zumindest zum temporären Auslagern von selten genutzten Daten sind die Angebote aus meinen Augen durchaus attraktiv. Wer jedoch dem Anbieter nicht blind seine möglicherweise sensiblen Daten anvertrauen möchte, hat einiges zu beachten. Im Web habe ich dazu drei interessante Links aufgegriffen:

Letztendlich muss man es selber verantworten können, in welche Hand man seine sensiblen Daten übergibt (wenn überhaupt!). Bei kostenlosen Angeboten kann man sich natürlich immer fragen, aus welchen Aspekten sich dies für den Anbieter überhaupt lohnt, beziehungsweise wo da eventuell ein Haken stecken könnte. Schließlich sind es auch Unternehmen, die Umsatz generieren wollen.

Wer professionell sichern möchte, sollte einen kostenpflichtigen Anbieter mit Serverstandort in Deutschland (damit Deutsche/EU-Datenschutzrichtlinien gelten!) wählen (z.B. Strato). In jedem Fall lohnt sich eine Verschlüsselung der Daten. Dazu gibt es eine große Auswahl an Möglichkeiten, auf die ich im nächsten Blog-Artikel noch eingehen werde!

OneDrive: 100Gb kostenlosen Cloudspeicher sichern

Microsoft bietet mit seinem Dienst OneDrive eine kostenlose Cloud-Speichermöglichkeit im Internet an, welche mit 15Gb startet. Im Rahmen eines Bing-Bonusprogrammes habt ihr nun die Möglichkeit, euch für begrenzte Zeit 100Gb zusätzlichen Speicherplatz zu sichern: http://bit.ly/1E0bWUz

110gbonedrive

OneDrive akzeptiert jegliche Art von Medien. Ihr könnt also nicht nur eure Fotos und Videos sichern, sondern all eure persönlichen Daten. Zudem steht unter Windows ein Sync-Client zur Verfügung. Komprimieren und verschlüsseln lassen diese sich übrigens besonders einfach mit 7-Zip.